RFQ 是什麼？詢價欄位、流程與回覆指南

RFQ 是 Request for Quotation 或 Request for Quote，中文常稱詢價文件。買方在其中列出規格、數量、交期與商務條件，請供應商依指定格式提交報價。

如果每家工廠收到不同版圖面，或各自猜測包裝、運費和交期，最低單價也可能來自少報項目。RFQ 的價值，是把比較基準先固定，讓採購能比、供應商能完整回覆。

本文帶你整理詢價欄位、管理澄清與版本，再把報價轉成可比較的表格。文件是否具拘束力，仍須依條款、準據法與實際往來判斷。

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RFQ 是什麼？它不只是一封問價 Email

RFQ 是買方發給潛在供應商的詢價要求，quotation 則是供應商依該要求提交的價格與條件回覆。

聯合國全球採購市場（UNGM）的採購方式說明將 RFQ 用於規格較標準、可在市場取得的標的。這是聯合國採購的用語背景，本文借用其文件分工，不把機構金額門檻套用到一般企業。

對一般 B2B 採購而言，更實用的理解是：RFQ 是一套報價比較基準。這套基準至少要固定四件事：

1. 要買什麼：品項、規格、版本、數量、品質與驗收要求。
2. 要在什麼條件下買：交期、交貨地、幣別、稅費、付款與費用範圍。
3. 供應商要怎麼回：價格表、技術符合表、偏差、假設與附件格式。
4. 買方要怎麼選：價格、符合度、交期、品質、服務或其他事前說明的基準。

如果只寄一封「請問 1,000 個多少錢？」的 Email，各家供應商很可能用不同材質、包裝、交貨地、付款條件與交期回覆。這些數字看似都叫單價，實際上卻沒有共同基準，最後仍要反覆追問。

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RFQ、RFI、RFP 有什麼差別？

三者都是常見的 採購邀請類（RFx） 文件，但解決的問題不同。選擇時不要先看公司沿用的檔名，而要看需求成熟度，以及你希望供應商提供什麼。

需求還不清楚：先 RFI

假設公司想導入一套倉儲系統，但不知道市場有哪些架構、整合方式與收費模式。此時直接要求每家供應商報一個總價，容易得到範圍完全不同的數字。

可以先用 RFI 蒐集市場資訊，確認可行方案、常見限制與需求欄位，再決定後續規格。這是需求釐清的建議流程，不代表各公司的採購制度都必須採相同步驟。

規格能固定：使用 RFQ

例如買方已確定零件圖號、版次（revision）、材質、檢驗方式、需求量與交貨地，並希望比較 1,000、5,000、10,000 件的價格級距。這類需求能要求供應商依相同欄位回覆，適合用 RFQ。

需要比較解法：考慮 RFP

如果買方只能描述要達成的成果，仍需要供應商設計方法、工作範圍或技術架構，RFP 通常比單純詢價更合適。也可以採兩階段流程：先確認方案，再對縮小後的明確範圍詢價。

RFQ 也不是開發信。開發信解決的是「對方是否願意談合作」；RFQ 解決的是「雙方已有具體採購情境後，供應商如何在同一基準報價」。它同樣不是報價單英文的逐句翻譯教學；文件名稱翻對，不代表內容就能比較。

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RFQ、quotation、PO 和 contract 是什麼關係？

這四者常出現在同一採購流程，但角色並不相同：

• RFQ：買方描述需求、回覆規則與比較方式。
• Quotation／Quote：供應商提出價格、交期、條件、假設與偏差。
• PO（Purchase Order）：買方決定採購後發出的訂單文件。
• Contract：雙方承接最終權利義務的契約文件，可能是獨立契約，也可能由多份文件共同構成。

最容易出錯的地方，是只看文件名稱就判斷法律效果。

美國 Federal Acquisition Regulation（FAR）13.004 在其政府簡易採購程序中，明定 quotation 不是 offer；政府依 quotation 發出的 order 才是政府提出的 offer，供應商接受後成立 contract。

這項規則只能說明該美國政府採購程序，不能直接推論台灣企業、其他國家或所有跨境交易都一樣。

企業若要把 RFQ 當成正式模板，應請法務依準據法檢查：

• 哪些段落只是詢價資訊，哪些段落打算具有拘束力？
• quotation 是否被描述為 offer？買方要如何接受？
• PO、quotation、RFQ、附件與後續澄清，哪一份文件優先？
• 報價有效期、取消、保密、智慧財產、責任與爭議條款如何處理？
• Email 回覆、簽名、開始備料或履行，是否可能被視為接受？

本文整理的是採購流程與文件控制原則，不替任何個案判斷契約是否成立。

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一份可比較的 RFQ 應包含哪些欄位？

RFQ 不一定要很長，但必須讓供應商知道要依哪一版需求、在哪些商務條件下報價，以及不能符合時要如何揭露。

一、文件控制與聯絡資訊

先讓每一份回覆都能被正確辨識：

• RFQ 編號與標題；
• 發行日、revision 與修訂紀錄；
• 報價截止日期、時間與時區；
• 買方公司、專案名稱與唯一聯絡窗口；
• 提問管道與問題截止日；
• 附件清單、圖面／規格版次與文件優先順序；
• 機密標示、資料使用限制與必要的 保密協議（NDA） 要求。

只在檔名加上「final」並不足以控制版本。建議在文件內文列出 revision，例如 Rev.02，並說明本版變更了哪些欄位。附件也要逐一列出名稱與版次，避免供應商拿舊圖報價。

二、需求、規格與數量基準

買方應把供應商估價需要的技術資料放在同一基準：

• 品項編號、名稱、圖號、revision、材質與規格；
• 計量單位（UOM）、需求數量、預估年量與數量級距；
• 一次交貨或分批交貨，以及各批預計數量；
• 品質、測試、檢驗、允收、追溯與必要認證；
• 樣品、首件、試產、量產與驗收節點；
• 包裝、標示、箱規、棧板與目的地要求；
• 工裝（tooling）、模具（mold）、一次性工程費（NRE）、治具、樣品的費用、責任與所有權；
• 是否允許替代材料、替代品牌或偏離規格的方案。

交期尤其容易誤解。不要只留一格 lead time，應說清楚從哪一天起算：

• 收到 PO；
• 收到訂金；
• 圖面核准；
• 樣品確認；
• 材料到位；
• 或其他雙方同意的里程碑。

同樣寫「六週」，起算條件不同，實際交貨日可能差很多。

三、價格與商務條件

至少要求供應商回覆：

• 報價幣別；
• 單價、總價與對應 UOM；
• 不同數量級距的價格；
• 最低訂購量（MOQ）、最小訂購金額與產能限制；
• quotation 有效期間；
• 稅金是否包含、適用範圍與未含費用；
• 付款條件、訂金、信用天數與付款起算點；
• 模具、治具、打樣、測試、包裝等一次性費用；
• 保固、售後、備品或服務費；
• 調價條件與需要另行確認的成本項目。

若供應商只回一個單價，買方很難知道包裝、運輸、保險、稅費、文件或一次性費用是否包含。最安全的做法是把這些項目分欄，要求填入金額、included、excluded 或 not applicable，不要靠空白猜測。

四、外銷交貨與 Incoterms®

國際採購還要明確列出：

• 起運地與交貨地；
• 運輸方式或限制；
• 出口包裝、標示與文件；
• 運輸、保險、出口／進口通關與相關費用由誰負責；
• 使用的 Incoterms® 規則、具名地點／港口與版本。

不要只寫 FOB、FCA 或 CIF。較完整的寫法會是：

FCA [精確具名地點], Incoterms® 2020

國際商會（ICC）說明，Incoterms® rules 用來釐清買賣雙方在交貨相關義務、成本與風險的分配；目前官方頁面列示的版本是 Incoterms® 2020，共有 11 個 rules。

不過，Incoterms® 不會替你處理所有付款、所有權、產品規格、保固、違約或爭議問題，因此不能取代完整 RFQ 與買賣契約。

五、回覆格式與評選方式

買方最好附上結構化回覆表，而不是讓每家供應商自由寫 PDF。常用內容包括：

• 技術符合表；
• 價格與數量級距表；
• 商務條件表；
• 偏差、例外與假設表；
• 替代方案表；
• 必填附件與證明清單；
• 簽署與聯絡資訊。

也要事前說明評選基準。美國 FAR 13.106-1 在其適用程序中要求採購人員告知 award basis，可為價格本身，也可包含過往表現與品質等因素。一般企業可以借鏡這項透明原則：若交期、品質、認證、服務或風險會影響決策，就在 RFQ 中先說明，不要收完報價才臨時改規則。

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買方如何跑完 RFQ 流程？

一份欄位完整的文件，如果沒有版本與澄清控制，仍可能得到不可比較的回覆。

步驟一：發出前凍結需求

請相關部門各自確認：

• 需求單位：品項、數量、預算與必要時程；
• 工程／產品：規格、圖面、revision 與替代方案邊界；
• 品質：檢驗、允收、認證與追溯；
• 物流：包裝、交貨地、運輸條件與文件；
• 財務：幣別、稅費、付款與換算基準；
• 法務／合規：保密、智慧財產、拘束條款、準據法與資料揭露。

若部門之間對規格或交期仍沒有共識，先解決內部問題，再對外詢價。讓供應商替買方猜需求，只會把風險包進價格或備註。

步驟二：同一版文件發給同輪供應商

納入同一輪比較的供應商，應收到相同 revision、附件與截止時間。供應商資格、保密與基本能力可以先確認，但不應因熟悉某一家供應商，就讓它獨自取得較新的規格或額外提示。

步驟三：用單一窗口管理問題

指定一個 聯絡窗口（Point of Contact），集中收集技術與商務問題，再由內部負責人提供一致答案。

把提問、答覆與報價截止時間一併寫清楚，能避免業務、工程與採購分別回出三個版本。

步驟四：有變更就發 revision

如果問答揭露規格有誤、數量改變、評選基準調整或附件更新，應發出新版與 revision log。變更會增加供應商工作量時，也要評估是否延長回覆期限。

不要只私下回覆提出問題的供應商。與共同比較基準有關的資訊，原則上應提供給所有仍在該輪評估範圍內的供應商；涉及特定供應商機密或專有方案的內容，則要分開保護。

步驟五：先做合規檢查，再做商務比較

收件後先確認：是否按時、必填欄是否完成、附件是否齊全、是否簽署、是否有重大偏差。格式小錯誤與技術不符合的風險不同，不要混在同一個「不合格」欄位中。

接著把 quotation 正規化到同一基準，再比較價格、符合度、交期、品質、服務與風險。

步驟六：保存決策與最終條件

建議保留 RFQ、所有版次、問答、供應商回覆、澄清、比較矩陣、核准與決策原因，方便交接、內部稽核及後續爭議釐清。

決定供應商後，不要讓議價結果只留在散落的 Email。應把接受的價格、偏差、澄清與條件整合進一致的 PO 或 contract 文件，並確認文件優先順序。

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供應商收到 RFQ，怎麼回覆才不漏項？

供應商最常犯的錯，不一定是價格太高，而是回覆格式讓買方無法快速確認是否符合。

照 RFQ 原順序逐項回答

紐西蘭政府對供應商的官方指引建議，依 RFx 原本的版面、順序與編號作答，遵循指定格式，並交叉確認所有評選基準與必填資訊都有覆蓋。

一般 B2B 回覆也適用這項原則。可以另外附上三欄索引：

評估者不需要在十幾個附件中猜答案，供應商也能在提交前發現漏項。

不能符合就寫偏差，不要留白

每一項要求可以標示：

• Comply／符合；
• Deviation／偏差；
• Alternative／替代方案；
• Not applicable／不適用。

若提出替代材料、交期或包裝方式，應一併說明對價格、品質、認證、驗收與時程的影響。空白不等於同意，備註一句「依實際狀況」也不足以讓買方評估風險。

把假設與未含費用集中列出

至少明列：

• quotation validity；
• MOQ 與數量級距；
• lead time 與起算點；
• 樣品、tooling、mold、NRE 與測試費；
• 包裝、運輸、保險、稅費與文件費是否包含；
• 付款條件；
• 產能或材料供應假設；
• 客戶需提供的資料、核准或設備；
• 任何偏差與例外。

若 RFQ 資訊不足，請在指定期限內提出 clarification。不要為了趕截止自行補上重要假設，卻把它藏在報價單最末頁的小字中。

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RFQ 比價表怎麼做？先正規化，再排名

不同 quotation 到手後，不要立刻按單價由低到高排序。先確認每一欄是不是在比較同一件事。

建議比價矩陣至少包含：

需要換算幣別時，保留原幣報價，另外記錄比較用匯率的日期與來源。匯率換算只為建立評估基準，不應偷偷變成供應商同意的結算匯率。

也要把一次性費用和持續性價格分開。例如 A 供應商單價低但模具費高，B 供應商單價略高但無模具費，兩者要以預計採購量和期間比較，不能只看第一欄單價。

最後，最低價格不一定等於最低總成本，更不一定等於最符合需求。評選應回到 RFQ 事前說明的基準；若決策標準在收件後才改變，應重新檢查流程公平性與內部核准。

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RFQ 最常見的 8 個失敗點

1. 規格沒有 revision

供應商依不同版圖面估價，數字自然不能比較。封面與附件清單都要列版次。

2. 數量與 UOM 模糊

「一批」可能是 100 件，也可能是一個專案。固定數量、單位、級距與分批方式。

3. 只問單價，沒有費用範圍

包裝、測試、模具、運輸、稅費與文件可能各自另計。用分欄方式要求供應商明示 included／excluded。

4. 交期沒有起算點

六週是從 PO、訂金、圖面核准還是樣品確認開始？在文件中寫清楚。

5. 只寫 FOB 或 CIF

少了精確具名地點／港口與 Incoterms® 版本，各家供應商可能採不同費用邊界。

6. 改規格只通知部分供應商

不同 revision 的 quotation 無法公平比較。使用單一窗口、Q&A 與 revision log。

7. 假設與偏差藏在 Email

要求集中偏差表與假設表，並把澄清結果納入最終文件。

8. 未審閱拘束條款

不要預設「只是詢價所以沒關係」。保密、有效期、接受方式、準據法與責任條款都應由法務依個案審閱。

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發出 RFQ 前的最後檢查

在按下寄出之前，至少確認：

• RFQ 編號、revision、deadline 與時區正確；
• 圖面、規格與附件都有版次；
• 品項、UOM、數量、級距與交期起算點清楚；
• 品質、驗收、包裝、文件與認證已由負責人確認；
• 幣別、稅費、付款、有效期與一次性費用有欄位；
• Incoterms® 有精確具名地點／港口與版本；
• 回覆表包含符合度、偏差、假設與替代方案；
• 評選基準、問題與回覆截止已說明；
• 機密資料、智慧財產與法律條款已經審閱；
• 所有同輪供應商會收到相同文件版本。

這張檢查表的目標不是把 RFQ 寫得更官僚，而是讓下一步更省時間：供應商能一次回覆完整，買方能在同一基準比較，最後納入 PO 或 contract 的條件也更容易追溯。

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參考來源

• UNGM：採購邀請方式
• FAR 13.004：報價法律效果
• FAR 13.106-1：採購競爭與評選基準
• 紐西蘭政府：供應商回覆指南
• ICC：Incoterms® rules
• 法務部：民法契約章