報價單英文怎麼寫？Quotation 欄位、條款與完整範例

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英文報價單可以用 Quotation 作標題，至少要寫清楚報價編號、日期、買賣雙方、品項與規格、數量、單價、總額、幣別、交貨條件與指定地點、付款條件、預計交期及有效期限。外銷案件還應核對包裝、重量／尺寸、運費與保險費由誰負擔；每個數字都要附上幣別或單位，避免對方用自己的方式解讀。

報價單英文 之所以重要，是因為它攸關單據能否互相一致、通過銀行或海關審查並支持放貨與收款。企業若等到客戶、銀行、承運人或主管機關要求補件才處理，可能造成補件、拒付、延誤放貨，或讓爭議發生時缺少可追溯證據。

本文提供的是英文欄位與起草示意，不是可套用所有國家與交易的契約範本。凡是會影響承諾、責任、付款或爭議的文字，仍要配合準據法、完整往來文件與公司政策審查。

報價單英文怎麼說？正式文件用 Quotation

Quotation 是正式文件最清楚的標題。Quote 也能表示報價，常見於 Email、系統按鈕或口語，例如：

  • Please find our quotation attached.：請查收附件報價單。
  • We are pleased to quote as follows.：我們很高興提出以下報價。
  • Could you quote for 1,000 units?：可以提供 1,000 個的報價嗎？

文件標題可寫：

QUOTATION
Quotation No.: Q-2026-071
Quotation Date: 21 July 2026
Valid Until: 31 August 2026, 17:00, UTC+8

日期不要只寫 07/08/2026，因為不同地區可能理解成 7 月 8 日或 8 月 7 日。寫出月份，或使用 2026-08-31 這類不易誤解的格式。

英文報價單的核心欄位與交易條件圖

先分清 RFQ、Quotation、PI、PO

外銷文件常連續出現，但角色不一樣：

文件 通常由誰提出 核心用途 收到後要做什麼
Request for Quotation, RFQ 買方 說明需求，請供應商報價 賣方確認規格、數量、交期與回覆格式
Quotation 賣方 回覆品項、價格與交易條件 買方評估；賣方保留版本
Pro Forma Invoice, PI 通常由賣方 以 invoice 格式提供預計交易資訊 雙方核對，可能供進口許可、L/C 或資金安排使用
Purchase Order, PO 買方 依買方流程提出訂購內容 賣方逐項比對 quotation／PI，確認差異
Commercial Invoice 賣方／出口商 實際出貨、清關與請款相關文件 依目的國與交易要求製作

美國 International Trade Administration 將 pro forma invoice 說明為 invoice 格式的 quote，並指出它包含許多與正式 quotation 相同的資訊。兩者欄位可能高度重疊，卻不能因此忽略文件用途、標題與後續流程。

英文報價單價格、交期與付款條件比較圖

英文 quotation 的核心欄位

表頭與買賣雙方

中文 建議英文 寫法重點
報價編號 Quotation No. 每份唯一；修訂版加 Revision
報價日期 Quotation Date 寫出月份或使用 ISO 日期
有效期限 Valid Until 寫明截止日期、時間與時區
賣方 Seller / Quoted by 法定名稱、地址、聯絡人
買方 Buyer / Quoted to 客戶法定名稱、地址、聯絡人
買方詢問參照 Your RFQ / Inquiry Ref. 對應 RFQ 編號與日期
聯絡人 Contact Person 姓名、職稱、Email、電話

Valid Until 比 Validity 加一個模糊天數更容易核對。若公司習慣寫有效 30 天，也要交代起算點：

This quotation is valid until 31 August 2026, 17:00, UTC+8.

品項與價格表

品項表至少讓人看得出「哪一項、哪個版本、多少數量、什麼單位、什麼幣別」。例如：

Item No. Description / Specification Qty Unit Unit Price Line Total
1 [Product A, Model X, Specification Rev. 3] 1,000 pcs USD 12.50 USD 12,500.00
2 [Export carton, 20 pcs/carton] 50 cartons Included Included

表格下方可再列：

Subtotal: USD 12,500.00
Discount: USD 0.00
Freight: Excluded
Insurance: Excluded
Total Amount: USD 12,500.00

常見錯誤是只在表頭放一次 $，或單價沒有 per piece、per set、per kg。跨境交易應直接使用 USD、EUR、JPY 等幣別代碼，並明示計價單位。

外銷物流與交易條件

美國 ITA 的出口資料把包裝後尺寸、淨重／毛重、交貨點、交易條件、付款條件、運保費、預計出貨日、幣別與報價效期，都列為正式 quotation／pro forma 常見資訊。

外銷報價可視案件加入：

  • Packing：包裝方式，例如每箱數量、箱數與材積。
  • Net Weight / Gross Weight：淨重／毛重，註明 kg 或其他單位。
  • Dimensions：外箱或包裝後尺寸，說明單箱或總體積。
  • Delivery Term：交貨規則、指定地點與版本。
  • Freight / Insurance：運費／保險是否包含或另報。
  • Payment Terms：付款比例、時點、方式與費用負擔。
  • Estimated Lead Time：預計交期，以及從哪個事件起算。

如果重量、材積或運費仍是估算值，就應寫 estimated，並說明何時重新確認，不要把未完成的估算包裝成固定承諾。

英文報價單寄出前的文件檢查清單

常用條款英文：怎麼寫才可核對？

以下句型都要把中括號換成實際內容，並依公司流程與法律審查後使用。

1. 報價有效期限

This quotation is valid until [31 August 2026, 17:00, UTC+8].

重點不是英文艱深，而是對方能確定截止時點。若價格受原料、匯率或運費影響，是否加入調整機制應由公司與法務決定，不能只靠一句 subject to change 解決全部問題。

2. 幣別與計價單位

All prices are quoted in [USD] and are stated per [piece].

若同一份報價有不同單位，每一列仍要分別標示，不能只在備註寫一次。

3. 價格包含與不包含什麼

The quoted prices include [standard export packing] and exclude [freight, insurance, import duties and taxes].

比起只寫 all inclusive 或 tax excluded，直接列出費用名稱更容易與 Incoterms、發票及 PO 核對。稅費與關稅責任須按交易條件與目的國要求確認，本文不提供稅務判斷。

4. 預計交期

Estimated lead time is [20 business days] after [receipt of the deposit and final artwork approval].

交期要寫清楚：

  • 是 business days 還是 calendar days；
  • 起算點是收到 PO、訂金、樣品確認，還是最終 artwork 核准；
  • 指的是完成生產、可出貨，還是送達目的地。

ASAP、about one month 或單獨一個 20 days 都不利核對。

5. 付款條件

Payment terms: [30% deposit; 70% balance before shipment] by [the agreed payment method].

比例應合計正確，並寫出各階段的付款時點。銀行費用、單據條件、信用狀文字或其他高風險付款安排，應由財務與國貿人員另行確認。

6. 數量、規格或交期變更

Any change to the quantity, specification, delivery point or schedule may require a revised quotation.

這句的作用是提示重報流程，不是自動取得所有法律保護。實際變更仍要建立 revision、日期、核准與雙方確認。

Incoterms 不要只寫三個字母

ICC 的第一方 Q&A 建議，若雙方要把 Incoterms® 2020 納入交易，應明確寫成：

[Chosen Incoterms® rule] [Named port, place or point] Incoterms® 2020

格式示意：

  • FCA Seller's Warehouse, Taichung, Taiwan, Incoterms® 2020
  • CIF Port of Hamburg, Germany, Incoterms® 2020
  • DAP 25 Example Street, Munich, Germany, Incoterms® 2020

不要照抄範例就決定規則。應依運輸方式、誰安排運送、風險何時移轉、保險、出口／進口清關能力與指定地點來選擇。

Incoterms 也不能代替完整報價或契約。價格、付款、所有權、產品規格、違約、準據法與爭議處理等，仍要另外約定。

可複製的英文 quotation 簡式範例

以下使用虛構資料與中括號占位符，只示範結構：

QUOTATION

Quotation No.: Q-2026-071
Revision: 0
Quotation Date: 21 July 2026
Valid Until: 31 August 2026, 17:00, UTC+8

Seller:
[Legal Company Name]
[Address]
Contact: [Name / Email / Phone]

Buyer:
[Customer's Legal Name]
[Address]
Contact: [Name / Email / Phone]

Your RFQ / Inquiry Ref.: [RFQ-123 dated 15 July 2026]

Item 1
Description: [Product, model and specification revision]
Quantity: [1,000 pcs]
Unit Price: [USD 12.50 per piece]
Line Total: [USD 12,500.00]

Total Amount: [USD 12,500.00]
Packing: [20 pcs per export carton; 50 cartons]
Delivery Term: [FCA exact named place, Incoterms® 2020]
Payment Terms: [30% deposit; 70% balance before shipment]
Estimated Lead Time: [20 business days after receipt of deposit and final artwork approval]

Notes:
- [Standard export packing is included.]
- [Freight, insurance, import duties and taxes are excluded unless stated otherwise.]
- [Any change to quantity, specification, delivery point or schedule may require a revised quotation.]

To proceed, please return the signed quotation or issue a purchase order referencing Quotation No. Q-2026-071.

正式使用前，至少要替換所有中括號、確認公司法定名稱與授權人、補上正確總額，並檢查接受方式是否符合公司與適用法律。

Quotation 有法律效力嗎？不能只看標題

「quotation 一定沒有拘束力」和「客戶簽回就一定成約」都過度簡化。

UNCITRAL 的 CISG 第 14 條，在公約適用的情境下，會檢視提案是否對特定人提出、內容是否足夠明確，以及是否顯示一旦被接受就願受拘束。

另一方面，美國 FAR 13.004 在特定的聯邦簡易採購程序中，明文規定 quotation 不是 offer；政府依 quotation 發出的 order 才是向供應商提出的 offer。

這兩個官方資料不是互相矛盾，而是適用情境不同。台灣外銷業務不能把美國政府採購規則套用到所有民間交易，也不能只引用 CISG 就假定每筆交易都受公約管轄。

實際法律效果可能受準據法、文件內容、明確性、有效期限、簽署、Email 往來、PI／PO、履行行為與交易慣例影響。公司若要建立可重複使用的 quotation 條款，應由合格法律顧問依主要市場與交易流程審查。

寄出前與收到 PO 後的核對表

寄出前

  • 報價編號、revision、日期與有效期限是否一致？
  • 買賣雙方法定名稱與聯絡人是否正確？
  • 是否引用正確 RFQ／詢問編號與附件版本？
  • 品名、型號、規格、數量、單位是否可唯一辨識？
  • 單價、列總額、小計、折扣、費用與總額是否重算過？
  • 每個金額是否有幣別，每個數量／單價是否有單位？
  • 包裝、重量、尺寸是確定值還是估算值？
  • Incoterms 是否含精確指定地點與版本？
  • 付款、交期、運費、保險、稅費與關稅範圍是否互相一致？
  • 是否還有未替換的中括號、註解或舊客戶資料？

收到 PO 後

不要只看總額。逐項比對 PO 與 quotation／PI 的：

  • 報價參照與版本；
  • 品項、規格、數量與單位；
  • 幣別、單價、折扣、費用與總額；
  • Incoterms、指定地點與交期；
  • 付款、驗收、保固、取消與其他附加條款。

若有差異，應在生產、採購原料或安排出貨前完成書面澄清與內部核准，不能用「先做再說」取代確認。

常見問題

Valid for 30 days 可以嗎？

可以理解，但要先確定從哪一天起算。對跨時區客戶，直接寫 Valid Until 的日期、時間與時區更容易核對。

未稅、不含運費英文怎麼寫？

不要只放 tax excluded。可具體寫：The quoted prices exclude freight, insurance, import duties and taxes. 實際包含／排除項目仍要配合 Incoterms 與目的國要求。

Quotation 和 PI 可以互換嗎？

ITA 說 PI 是 invoice 格式的 quote，兩者可能包含大量相同資訊，某些情境也可代用；但文件角色、標題、客戶流程與目的國要求可能不同，不能預設永遠互換。

報價修訂怎麼管理？

保留原 quotation number，再加 Revision、修訂日期與變更摘要；新版明示取代哪一版，寄出後保存傳送紀錄。公司也可用全新編號，但必須能追溯前後關係。

結語：英文只是表面，真正要做的是條件一致

一份好用的英文 quotation，不靠華麗句型，而是讓業務、客戶、財務、物流與後續文件都能核對同一組條件。

建立公司版時，可以先固定欄位、幣別與單位格式、Incoterms 寫法、交期起算方式、有效期限、revision 與 PO 回單核對。寄出前採雙人覆核；涉及法律、付款或特定目的國要求，再交由法務、財務與國貿專責人員確認。

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