Proforma Invoice 是什麼？形式發票欄位與用途

Proforma invoice 是賣方在正式出貨與商業發票之前，用發票格式整理預計交易條件的文件。它常用來確認商品、數量、價格、幣別、交貨條件、付款方式、效期與預估交期，也可能供買方申請輸入許可、安排信用狀或外匯。

但名稱裡有 invoice，不代表它已經是正式商業發票、稅務憑證或各國都接受的報關文件。雙方應先保留接受與版本紀錄，出貨前再依實際成交、貨物與費用資料開立 commercial invoice。

台灣外銷團隊真正需要的，不只是一張空白模板，而是一套能從詢價走到出貨、每次變更都有紀錄的文件流程。

Proforma invoice 在外銷流程中做什麼？

美國 International Trade Administration（ITA）把 pro forma invoice 說明為出口交易初期的協商工具，也就是「做成發票格式的報價」。

它比口頭報價或只有價格的 Email 更完整，讓買方在承諾下單前看清楚交易範圍。

一筆外銷交易通常可以這樣走：

1. 買方詢價，賣方確認產品、數量、目的地與需求。
2. 賣方發出有編號、版本與效期的 proforma invoice。
3. 買方檢查價格、輸入許可、付款安排、產品要求與內部預算。
4. 雙方透過簽回 PI、purchase order、訂金、信用狀或合約留下接受紀錄。
5. 價格、數量、交期或條件變動時，賣方發新版並讓舊版失效。
6. 生產或備貨完成後，雙方依實際出貨資料重新核對。
7. 賣方開立 commercial invoice，並讓裝箱單、提單與其他單證保持一致。

ITA 也指出，買方可能用 PI 申請輸入許可、安排裝運前檢驗、開立信用狀或安排外匯。不過，這些都不是每筆交易的固定用途。產品、目的國、銀行與買方流程不同，應先問清楚對方要 PI 完成哪一項任務。

PI、報價單、PO、Commercial Invoice 有何不同？

這幾份文件經常出現在同一筆訂單，但發出人、時間點與用途不同。

簡單說，quotation 是初步提案，PI 把提案整理成可確認的交易版本，PO 表示買方下單，commercial invoice 則應反映實際成交與出貨。實際上哪一份文件構成承諾，還要看條款、簽署、往來行為、合約與準據法，不能只用檔名判斷。

Proforma invoice 應填哪些欄位？

ITA 的官方說明列出雙方資料、品項、價格、重量尺寸、折扣、交貨與付款條件、預估出貨日及效期等資訊。外銷團隊可把欄位分成四組來檢查。

一、文件與交易身分

• 清楚標示 PROFORMA INVOICE，避免被當成正式 CI。
• PI 編號、開立日期、版本與報價有效日。
• 賣方公司名稱、地址與聯絡資料。
• 買方公司名稱、地址；必要時另列 importer、bill-to 與 ship-to。
• 買方詢價編號、專案號或其他 reference。

編號和版本不只是行政形式。若業務、採購、財務各自拿到不同附件，最後很容易出現「價格用新版、交期用舊版、銀行資料又來自另一封信」的問題。

二、商品、數量與價格

• 具體貨名、料號、規格、材質或型號。
• 數量、計量單位、單價與各品項小計。
• 交易幣別、折扣、總價及稅費是否包含。
• 運費、保險、包裝、模具或其他費用的包含／不包含範圍。

避免只寫 parts、sample 或 accessories。描述太空泛，不只會增加後續單證落差，也可能讓買方難以確認許可、產品法規或通關資料。

三、交貨、付款、效期與預估交期

• 完整 Incoterms® 規則、指定地點／點位及版本。
• 付款方式、訂金與尾款節點、收款人資料。
• 預估備貨或出貨日期，以及計算起點。
• PI 有效期限與價格變動後的處理方式。

交貨條件不能只寫 FOB、CIF 或 DDP。至少要搭配精確地點與版本，例如 FOB Kaohsiung Port, Incoterms® 2020，再由業務與物流確認該規則是否適合實際運輸方式。

交期也要說清楚從哪一天開始算。是收到訂金、收到 PO、技術圖面核准，還是信用狀條款確認後？如果沒有起算點，「30 天交貨」可能被雙方解讀成不同承諾。

四、運輸與合規參考資料

• 預估毛重、淨重、尺寸、包裝與箱數。
• 原產地、目的地與運輸方式。
• 買方確實需要時，列入暫定或已確認的 HS code。
• 產品許可、證書、標示或最終用途要求的待辦。

這些欄位常在交易前還沒有最終答案。尚未完成正式分類或查核時，應明示 pending confirmation 或責任人，不要把暫定 HS code、原產地或許可需求寫成法律結論。

接著可參考Commercial Invoice 是什麼？外銷商業發票欄位、差異與出貨核對，把相關安排一起核對。

PI 簽回就等於成立訂單嗎？

不能只回答「是」或「不是」。文件是否形成契約義務，可能取決於 PI 的文字、雙方簽署或接受行為、PO、訂金、信用狀、主合約、交易慣例與準據法。

比較安全的內控方式，是把「商務接受」與「法律判定」分開管理：

1. 凍結版本：確認買方接受的是哪一個 PI 編號與版次。
2. 留下接受證據：簽回文件、PO、訂金入帳、LC 或正式合約，依公司流程留存。
3. 建立訂單主檔：把已接受的品項、數量、價格、幣別、交期與條件寫入同一訂單資料來源。

如果交易金額高、條款複雜，或 PI 含取消、違約、保固、責任限制等文字，應交由法務人員確認。不要用一句「PI 不具法律效力」取代個案判斷。

如何管理版本與收款資料變更？

PI 最常見的問題不是少了一個欄位，而是條件改過卻沒有留下清楚版本。

每次改價、改量、改幣別、改交期、改交貨地點或改付款方式時，建議：

• 建立新版本，不覆蓋舊檔。
• 在首頁標示版次、日期與變更摘要。
• 明確寫出舊版已失效。
• 重新取得買方接受證據。
• 同步更新 CRM／ERP、採購、財務、生產與出貨資料。
• 開 commercial invoice 前，再比對 PI、PO、訂單主檔與實際出貨。

銀行資料變更要用獨立通道驗證

若 Email 突然通知更換受款人、銀行、帳號或中間銀行，不要只回覆同一封信確認。應使用原本已知的電話、銀行官方資料或另一個可信通道聯絡，並由兩位以上人員核准重大變更。

Email 裡附上的新電話，不能拿來證明同一封 Email 裡的新帳號是真的。這項覆核既保護買方，也保護賣方日後追查款項。

接著可參考報價單英文怎麼寫？Quotation 欄位、條款與完整範例，把相關安排一起核對。

Proforma invoice 可以直接報關嗎？

一般 PI 不能被寫成「各國都可直接報關的正式發票」。美國 ITA 說明，PI 未必是必需裝運文件；commercial invoice 才是進出口通關與核定稅費的重要文件。目的國仍可能依產品、交易與當地制度要求特定格式、語言、份數或其他文件。

台灣的預估價格報關是特殊程序

依關務署的預估發票價格先行驗放說明，台灣進口人因價格尚未確定而使用預估發票時，應在報單註明暫定價格，檢附相關資料，依規定申請繳納保證金先行驗放；後續仍須按期限補具正式文件。

若台灣進口時買賣雙方尚未議定價格，無法立即提供正式商業發票而要以預估發票先行報關，官方要求進口人：

1. 在報單主動聲明所附為預估發票，價格是暫訂價格。
2. 依適用程序填報並申請繳納保證金先行驗放。
3. 在貨物放行後 4 個月內補送正式商業發票；有正當理由可延長，但不得逾放行後 1 年。

以上期限與程序已於 2026 年 7 月 21 日重查，但仍屬高更新法規資訊。實際案件應由進口人及報關專業人員向關務署確認，不能把這段簡化成「拿 PI 就能報關」。

關務署 2026 年 7 月的其他官方說明也顯示，一般進口申報仍以原始真實發票／商業發票等必要資料為核心；當海關對完稅價格有疑慮時，PI 可以和合約、PO、正式 CI、付款資料及帳冊一起成為查核證據，但不代表 PI 單獨就足以證明實際成交價格。

發出 PI 前的 10 點檢查

• 文件清楚標示 PROFORMA INVOICE，且有唯一編號、版次與日期。
• 賣方、買方、收貨與進口角色沒有混淆。
• 貨名、料號、規格、數量與計量單位可被訂單及出貨系統辨識。
• 單價、總價、幣別、折扣與額外費用一致。
• Incoterms® 規則含指定地點／點位與版本，且適合實際運輸。
• 付款節點、受款人與銀行資料經適當覆核。
• 預估交期有起算條件，報價效期清楚。
• HS code、原產地與許可若尚未確認，已標待查而非寫成定論。
• 買方如何接受、變更如何生效、舊版如何失效都有紀錄。
• 出貨前會用實際成交與出貨資料產生 commercial invoice，並和其他單證比對。

Proforma invoice 的價值，不在於讓文件看起來更正式，而在於讓買賣雙方於付款、備貨與出貨前，把同一筆交易說成同一個版本。把這份檢查表放進 RFQ 到訂單的流程，比下載一張沒有責任分工的模板更可靠。

參考資料

以下

• 美國 ITA：Pro Forma Invoice
• 美國 ITA：Commercial Invoice
• 美國 ITA：出口交易文件
• 關務署：預估發票價格先行驗放