採購流程怎麼做？從需求、選商到驗收付款的 7 個步驟

採購不是收到報價後挑最低價，而是一套從需求定義到供應商績效回顧的決策與控制流程。企業至少要留下需求與規格、核准、候選比較、決策理由、採購單與變更、收貨驗收、發票付款及績效紀錄，並讓請購、選商、驗收與付款具有合理的權責分工。

這不只是名詞或表單問題；採購 會影響客戶是否信任供應商承諾，以及團隊能否用一致證據回應問卷、稽核與改善要求。一旦前提、資料口徑或責任分工錯誤，可能讓不同部門各自回答、留下矛盾，甚至做出超出證據範圍的承諾。

以下把常見做法整併成 7 個步驟。這不是所有企業唯一的固定流程；公司規模、產業風險、支出金額與採購類別不同，核准層級和文件深度也應跟著調整。

採購是什麼？不是收到報價後挑最低價

採購是組織為取得產品、服務或外部流程，從需求定義、尋找供應來源、資格審查與評選，一路做到下單、驗收、付款控制及供應商管理的活動。

幾個容易混在一起的詞，可以先拆開：

• 請購是內部提出「為什麼要買、要買什麼、何時要、預算在哪裡」。
• 採購負責把需求轉成可比較、可核准、可履行的對外交易。
• 採購單（PO）是已核准後對供應商發出的訂購文件，不等於完整的採購流程。
• 供應鏈管理關心更廣的跨企業物流、資訊流、庫存與協同；本文只處理單一企業內的採購治理。

CIPS 的採購流程教材也從「定義業務需求與規格」開始，並提醒實際流程會依公司規模、商業模式、預算和組織而異。換句話說，如果規格和驗收方法還沒說清楚，後面的報價通常也很難真正比較。

企業採購流程的 7 個步驟

1. 定義需求與驗收標準

先回答五件事：用途是什麼、必要規格是什麼、可否接受替代、需要多少、什麼時候要。更重要的是，在詢價前就定義「怎樣算交付完成」。

實體商品可以寫數量、尺寸、材質、允收標準、檢驗文件與交期；服務採購則應寫工作範圍、里程碑、交付物、驗收人與修改界線。這一步的輸出不是模糊的聊天紀錄，而是一份可核准、可驗收的需求內容。

2. 確認授權、預算與採購策略

需求合理，不代表任何人都能直接承諾支出。企業應先確認預算來源、成本中心、核准層級，以及案件是否需要多家比較、跨部門審查或法務／品質參與。

金額不是唯一判斷標準。低金額但涉及食品安全、客戶機密、出口合規或生產停線的案件，也可能需要較高強度的審查。若因獨家規格、緊急維修或相容性只能使用單一來源，重點不是假裝比價，而是留下原因、風險與核准紀錄。

3. 尋源與供應商資格審查

尋源是建立可能供應來源；資格審查則是先確認候選者能不能進入比較。常見門檻包括：公司身分、供應能力、品質系統、產能與交期、財務／營運風險、必要證照或客戶指定要求。

資格門檻應在看完報價前設定，避免事後為特定供應商改標準。新供應商或高風險類別可增加樣品、試單、現場或遠端查核；低風險通用品則可採更精簡的程序。

若要製作正式詢價文件、統一報價欄位與管理廠商問答，應另參考 RFQ 專頁；本文只界定它在採購流程中的位置。

4. 評選、議價並記錄理由

通過資格門檻後，再用同一基準比較候選供應商。除了報價，至少可考慮品質、交期、服務、風險與總成本。

所謂總成本，不只是品項單價。依案件情況，還可能包括運費、稅費、付款條件、最低訂購量、庫存占用、安裝、維護、重工、停機與退換貨成本。不是每案都要做複雜模型，但必須先確保各家報價範圍一致。

一張實用評選表可包含：

權重沒有通用答案。企業應依品類與風險事前決定，並保留分數、證據和最終決策理由，而不是只留一句「主管同意」。

5. 下採購單並控管變更

採購單至少要對齊已核准的供應商、品項、規格版本、數量、價格、幣別、交期、交貨地、驗收文件及付款條件。重大或高風險案件還要依公司政策完成合約與法務審查；本文不提供契約法律意見。

最常見的失控點，是下單後用口頭或通訊軟體修改數量、規格、價格和交期。任何影響成本、品質或履約的變更，都應留下版本、原因、影響與再核准紀錄。

6. 收貨、驗收與付款核對

實體商品付款前，可以核對三類證據：

1. 採購單寫了什麼；
2. 實際收到並驗收了什麼；
3. 供應商發票請款了什麼。

三者若有數量、價格、規格、稅費或交付差異，應先釐清、退貨、折讓或補正，再進入付款。服務採購沒有傳統收貨單時，則以里程碑、成果文件、工時或其他事前約定的驗收證據替代。

供應商收款帳戶若異動，也不應只依來信直接修改。可由非原申請人員使用既有聯絡管道再次確認，並保留主檔變更與核准紀錄。

7. 供應商績效回顧與改善

交易完成不代表採購流程結束。企業應把實際表現回寫到下次決策，否則「合格供應商名單」很快會變成沒有證據的名冊。

常見指標包括準時交付率、驗收一次合格率或不良率、重大異常件數、回應時效與改善完成率。指標名稱相同還不夠，還要固定公式、資料來源、觀察期間與排除規則，才有辦法跨月份或跨供應商比較。

可稽核採購要守住哪四道控制？

流程可稽核，不是文件越多越好，而是任何關鍵決策都能回答「誰、何時、依什麼證據、核准了什麼」。最低限度可守住四道控制：

小公司人少，未必能做到每一步都由不同人處理，但仍可以透過主管覆核、金額分級、付款前獨立核對、定期抽查與例外報告補強。這些控制只能降低風險，不能保證完全杜絕錯誤或舞弊。

一套最小可行的採購文件

如果現在仍靠 Email 和訊息串接，可先建立五類紀錄：

• 需求單：目的、規格、數量、交期、驗收、預算與核准。
• 候選與評選表：資格門檻、比較基準、分數、證據和決策理由。
• 採購單／變更單：核准後的交易條件及版本。
• 收貨／驗收紀錄：實際交付、檢查結果、異常與處理。
• 付款與績效紀錄：核對結果、付款核准及供應商後續表現。

表單不必一開始就很複雜；真正重要的是欄位定義一致、責任人清楚、版本可追溯，而且例外也有核准和理由。

台灣法規與 ISO：哪些是要求，哪些只是參考？

金管會現行《公開發行公司建立內部控制制度處理準則》把供應商管理、請購、比議價、採購、採購單、收貨、品質檢驗、退貨、負債記錄與付款等，列入公開發行公司的採購及付款循環。這項規範的法定適用對象是公開發行公司；一般企業可以借鏡其控制邏輯，但不能一概說成所有公司都受相同條文拘束。

ISO 20400:2017 則是永續採購指引。ISO 官方頁面顯示該版本在 2023 年複審確認仍為現行版本，適用於不同活動與規模的組織。它提供的是如何把永續因素納入採購的指引，不應被寫成政府法令或本文保證的認證。

ISO／IAF 的外部供應者稽核實務資料也提醒，核准外部供應者名單、依既定準則下單、持續監測績效，以及確認外部提供的產品、服務或流程符合要求，都是可被檢視的管理證據。不過該文件是稽核實務指引，不是 ISO 9001 標準條文的替代品。

採購常見問題

一定要找三家報價嗎？

沒有一個能套用所有民營企業、所有案件的通用答案。公司應依內部政策、金額、風險、競爭程度與市場可得性設定門檻；若採單一來源或緊急例外，應記錄原因、風險與核准。若屬政府採購或受特定產業規範，則應另查適用法規。

請購單和採購單有什麼不同？

請購單是內部需求與授權依據；採購單是核准後對外發出的訂購內容。先有請購，不代表一定會向原提議的供應商下單。

採購和供應鏈管理有什麼不同？

採購聚焦企業如何取得外部產品與服務並管理交易；供應鏈管理範圍更廣，涵蓋跨企業的供應、製造、物流、資訊、庫存與協同。兩者相連，但不應用同一篇文章承接全部意圖。

如何判斷採購流程是否成熟？

先檢查五個問題：需求是否可驗收、決策是否有證據、變更是否可追溯、付款是否能核對、供應商表現是否回到下一次決策。若其中一項只能靠某個人的記憶回答，就是優先補強點。

結語：先把決策證據串起來，再談系統自動化

好的採購流程不是表單競賽，也不是把每筆交易都做成大型專案。企業應依風險分級：低風險案件保持精簡，高風險或高影響案件增加資格審查、跨部門核准、驗收與績效追蹤。

可以先盤點現況是否已留下需求依據、決策理由、採購變更、驗收證據與付款核對，再由需求單位、採購、財務、品質與稽核共同確認公司版本。流程先一致，系統化才不會只是把混亂搬到線上。

來源

• 金融監督管理委員會：公開發行公司建立內部控制制度處理準則，修正日期 2024-04-22。
• ISO 20400:2017 — Sustainable procurement — Guidance，ISO；2017-04，官方頁標示 2023 年確認。
• ISO／IAF Auditing Practices Group：Auditing the Procurement and Supply Chain Processes，文件日期 2016-01-13；官方頁查核 2026-07-21。
• CIPS：Procurement Process，頁面未標示日期。