Shipping Instructions 怎麼填？補料欄位與截單核對

Shipping Instructions 是提供承運人製作運輸文件及辦理相關申報所需的出貨指示，常縮寫為 SI，也常稱為補料。出貨承辦應依本票訂艙確認，整理當事人、貨件及文件要求，再在截止前提交。

訂艙完成不等於補料完成。若收貨人名稱、箱數或重量沿用舊資料，可能一路進入提單草稿，影響更正成本與後續交付；所以提交與草稿複核都需要負責人確認。

準備 Shipping Instructions 前，先確認本票條件

Shipping Instructions 與訂艙資料不同在哪？

訂艙先安排運輸，Shipping Instructions 則提供製單與申報需要的實際資訊。依Maersk 的提交說明，SI 涉及提單以及出口、轉運、進口申報資料；不能只憑有訂艙號就當成資料已齊。

第一步拿出本票 booking confirmation，確認訂艙號、船期、目的地及負責窗口。若透過貨代訂艙，先問清誰收集資料、誰提交、誰核准草稿，避免雙方都以為對方已處理。

Shipping Instructions、VGM 與進港截止分別記錄

Maersk 的SI 截止說明指出，期限會依船舶及目的地不同，應查看訂艙確認。不要把另一票的日期直接複製過來，也不能把網頁上同時顯示的不同截止視為同一件事。

將 Shipping Instructions 截止、VGM 截止及貨櫃進港截止分成三欄，保留日期、時間及時區；缺欄就問承運人或貨代。貨物毛重與貨櫃驗證總重 VGM也不是同一欄位的同義名稱。

Shipping Instructions 欄位，要向誰收資料？

Shipping Instructions 的當事人與貨件資料

Maersk 的必填資料示例包括 shipment／container number、件數、包裝、毛重、付款條件、品名、shipper／consignee，以及目的地所需資料。這是該承運人的示例，本票仍須按實際表單及地方法規要求確認。

• 業務或買家：核對託運人、收貨人的法定名稱、地址及其他要求。
• 倉庫或包裝負責人：提供實際件數、包裝、貨物毛重及箱號。
• 貨代或承運人：確認訂艙、貨櫃與目的地申報欄位。
• 收款及文件負責人：核准付款條件與運輸文件形式。

文件形式先確認，再填 Shipping Instructions

正本提單或海運單的選擇，可能影響收款與交貨控制，不能由填表人只為方便自行更換。先讓責任人確認交易需要什麼，再將要求帶入 Shipping Instructions。

若對文件種類不熟悉，可先閱讀海運提單種類與欄位。遇到信用狀或其他銀行文件要求，應由相關銀行與交易負責人核對。

提交 Shipping Instructions 前，逐欄核對本票資料

Shipping Instructions 複製舊票後仍要重查

假設同一訂單原先出 100 箱，本票改為 120 箱；你複製舊票時，箱數仍留下 100。訂單號相同不代表出貨內容相同，應以本票倉庫確認的資料及裝箱單逐項對回。

可以把 Shipping Instructions、裝箱單及買家確認資料並排，依名稱、品名、件數、包裝、重量及文件形式逐欄看。若有兩個版本不同，先查實物及責任人的確認，不要挑一個數字填上去。

保存 Shipping Instructions 的提交證據

送出前檢查系統的 review page，送出後保存確認訊息、提交版本與時間。系統顯示成功，只能說明該次提交狀態，不能直接當成提單內容已獲核准。

收到提單草稿，怎麼處理錯誤？

再把 Verify Copy 對回 Shipping Instructions

收到 Verify Copy 後，重新核對當事人名稱、品名、件數、重量及文件形式。不要因為 Shipping Instructions 已看過，就假設草稿一定相同；確認結果應由負責人留下紀錄。

過截止或裝船後，先問更正條件

Maersk 的更正費說明提到，Verify Copy 發出後或貨櫃裝船後，更正可能產生費用，門檻依起運國、合約及文件要求而異。

發現 Shipping Instructions 或草稿錯誤時，立即列出錯欄、正確值及佐證，向貨代或承運人確認能否更正、受影響申報、期限與費用。本文不提供臺灣每票固定金額，也不承諾任何階段都能免費修改。

結語：提交與草稿複核，都是這票貨的工作

處理 Shipping Instructions，先確認本票截止與責任人，再收齊資料、提交並讀回草稿。保留一致版本與確認證據，才能在有錯誤時清楚指出要改哪裡，而不是等到目的地才追查舊資料。